专栏 | 以数字化助力帮扶大病困境家庭
来源:ABC美好社会咨询社
作者:美好社会咨询社
2022-12-13
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数字化是web3.0时代的一大流行趋势。在数字化的浪潮下,公益组织的数字化迫在眉睫。但在当下,公益组织的数字化发展面临着理念、应用、数据三大难题,展望未来,前端服务管理与组织建设并行是发展方向。在整体业务规模扩大但支撑业务发展的数字化规划不明确、各部门业务数据相对独立、数字化连接和管理手段薄弱、患者和合作机构数量增多但数据管理需求增大且利用程度不足的背景下,递爱之家委托ABC,助力其数字化升级之路。



递爱之家简介



天津递爱之家困难家庭帮扶中心 (简称:递爱之家) 是经天津市民政局批准成立的慈善组织。在中华儿慈会、中华社会救助基金会均设有专项基金和合作项目。


递爱之家2014年由专业医疗爱心人士、患者及家属共同发起,现已发展成为专业医务社工服务机构。多年来,递爱之家对肿瘤和各类大病患者积极开展患者教育、心理支持、公益救助、社会资源链接、医务社工等多元化公益行动,搭建医生与病患之间的沟通桥梁,致力于帮助大病困境家庭。


截至2022年,递爱之家共运营40多个病友群,服务于2万余个家庭,已累积4万余个群体支持、6万余个个案服务经验。



数字化现状诊断与分析



现状诊断


项目组通过桌面研究、客户资料研究、访谈调研等工作,从公益项目、社工、运营、财务、人事、宣传推广、机构管理等方面对组织现状进行摸底并初步识别,归纳出组织目前存在的主要痛点:


1. 各部门使用的信息产品各不相同,导致信息化协作困难;


2. 数据缺少结构化、系统化标准;


3. 数据留存率低,服务后案主信息丢失;


4. 存储工具多且散,资料查询和留存难。




与此同时,根据总体数字化现状、数字化工具现状及患者进入及数据存储流程分析三个方面,项目组认为递爱之家的数字化面临着以下五个问题:


1. 数字化战略待明确


2. 数据散乱且非标准化


3. IT应用繁杂


4. 部门间协作不畅


5. 缺少IT组织架构




需求分析


项目组收集了从整体管理到各部门的全量需求后,结合实施紧迫程度与潜在实施效益对各个需求进行评估,区分较低价值需求、中等价值需求和明星需求,为后续数字化落地做基础,最后确定将优先满足围绕患者数据管理的需求。




数字化建设方案设计与规划


基于组织问题现状、组织需求和行业案例实践,在不到两个月的时间内,项目组设计出符合递爱之家自身发展需求的数字化规划和落地方案:


1  业务框架梳理


对递爱之家的总体业务能力架构进行梳理和设计。


2  业务流程梳理


提供初步的流程框架,并对核心业务流程进行梳理。


3  IT人员配套


建议增加IT职能部门,负责递爱之家整体数字化建设及日常系统运维。


4  数据管理建议


打通核心业务数据,将患者数据统一管理,实现患者数据管理标准化。


5  IT架构设计


设计递爱之家整体IT框架蓝图和功能地图,形成递爱之家技术支撑。


6  实现周期规划


基于整体IT蓝图框架,建议分为2022(患者数据管理)、2023(项目管理)、2024(更完善的中后台管理)三阶段完成项目的落地实施。


7  产品选型建议


在对不同产品进行比较分析后提供两种工具组合方案。


8  实施后续内容


列出后续落地过程中需要执行的工作内容。





典型流程及单据设计



针对患者数据管理这一明星需求,项目组为递爱之家设计了患者数据管理系统。患者数据管理系统是定位于管理机构内全量患者数据的主数据管理系统,对应机构业务中的患者数据录入、存储、管理、使用几个方面,实现从不同渠道来源的患者数据,能够通过标准化的数据录入流程统一录入系统,统一管理,不同部门间的员工可以通过权限分配来查询和使用数据。


患者数据梳理方面,项目组提出可以通过患者信息收集表单对现有患者的信息按类别进行梳理、补充和分割,提升数据收集有效性及信息管理效率。同时,项目信息表单(转账信息表单、需求评估量表、患者标签体系)中与患者基础信息表单重合部分可直接拉取,患者个人可同时添加多个项目信息。



患者数据管理权限方面,项目组建议搭建基于角色的权限中心,通过账号与权限分离,实现自主管理运营权限。



系统设计方面,项目组提供了患者数据管理系统原型设计,包括产品原型图示例、页面元素操作逻辑/规则、页面跳转逻辑等。



历时四个月,ABC向递爱之家交付了数字化现状诊断与分析、数字化建设方案设计与规划、典型流程与单据设计三大内容,为递爱之家的数字化转型提供了建设性的指导和建议,为帮扶更多大病困境家庭的长远目标贡献了自己的力量。数字化不是目的,而是手段,希望未来ABC能助力更多公益组织的数字化转型升级,推动公益在更多领域的渗透和发展。




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