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公益工具 |4个关键步骤,让你轻松制定“志愿服务项目的执行计划”
来源:和众泽益志愿服务
作者:和众泽益
2024-07-03
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领域 志愿服务



在对项目实务进行充分的分析后,则进入执行计划制订环节。在这阶段中有三项主要的工作内容:

一是进一步明确该项目的关键环节或者实施过程中的关键问题;

二是创建项目执行的分解结构;

三是制定具体的进度计划。

这三项工作内容中,创建工作项目分解结构是把项目细分为易于管理的若干组织单元结构的过程,是项目执行计划制订阶段的核心工作。


志愿服务项目执行计划的流程




(一)收集和整理有关信息


有效的项目计划取决于相关信息的质量,一般应通过多种渠道收集相关历史资料、相关文件以及政治、经济、技术、法律信息,并召开必要的专家会议,对于计划编制可能遇到的问题进行分析预测。对信息的收集和整理应尽可能做到及时、全面、准确。



(二)确认项目目标

通常来讲,只有在项目启动时进行了充足的需求分析之后,才能在计划编制中有效确定项目目标。项目目标是指一个项目为了实现预期成果必须达到的各项标准。项目目标至少应该包括成本、进度和质量评估标准,这些目标往往都是由合同界定的。由于项目执行计划要设计实现目标的每个细节,因此,计划制订过程中确定的目标应该是现实的、面向结果的、可度量的、定量的,并且应该是简单的,而且与项目成员有关,能够起激励作用


目标导向在制定项目目标时是一种很好的方法。其按这样的基本思路确定项目目标:问题分析(包括列出问题清单、问题树、问题矩阵)→优势分析→发展前景分析→目标分析(问题树转换成目标树)→划分目标群→项目选优排序→确定项目→确定目标。此方法肯定了先有问题后有项目的思路,从问题中找项目,极大地提高了项目成功的可能性。



(三)分解任务

确定项目的目标后,还无法具体操作完成项目,所以必须根据目标把粗线条的、涵盖面较大的、不能具体操作的任务/工作,分解成较小的且容易管理、实施和检验的包含具体细节的可操作的任务/工作。在这个过程中,工作分解结构(Work Breakdown Structure,WBS)这一管理工具可以发挥巨大作用,因而得到了广泛的应用。


工作分解结构是以可交付成果为导向的工作层级分解,其分解的对象是项目团队为实现项目目标、提交所需可交付成果而实施的工作。创建工作分解结构是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的、更易于管理的组成部分的过程。工作分解结构每下降一个层次就意味着对项目工作目标更详尽的定义,它将项目的总体任务分解成为一组同步并且越来越明确的具体任务。


WBS由3个关键元素构成:工作(work)是可以产生有形结果的工作任务,分解(breakdown)是一种逐步细分和分类的层级结构,结构(structure)是按照一定的模式组织各部分。在志愿服务项目管理过程中,WBS一般可以作为子项目管理的工具,为其提供管理专业技巧。


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在运用WBS对志愿服务项目进行分解的时候,应当遵守以下原则:


1.子项目的规模要适中。志愿服务专业方法决定了子项目本身的规模不能太大,也不能太小,过大则失去了项目分解的意义,过小则增加了子项目管理的难度。一般而言,志愿服务子项目的规模以适合小组工作的展开为宜,也就是说,子项目大部分将以小组工作的方式来实现。


2.子项目的具体操作要以志愿服务专业理论为指导。志愿服务的三大直接服务方法都有自己相应的理论基础作为行动依据,要在子项目中体现具体的实务技巧,就必须在项目设计之初充分考虑到不同的志愿服务理论,选择并运用恰当的理论作为子项目的指导,这对顺利开展志愿服务大有裨益。


3.子项目不能违背志愿服务的价值伦理。志愿服务是一个以价值为本的工作,它必须遵循一定的伦理守则,这也是判断一个项目是否合格的底线。项目在效率上的衡量可能会采用某些干预手法,导致对服务对象来说最有效的服务方法无法付诸实践;而预算上的考虑也可能导致服务的削减,这也不利于服务对象最佳利益的实现。因此,项目管理人员必须解决一个至关重要的伦理困境,即优先考虑什么,是按照效率和预算的要求和限制为中心来制定项目目标,还是以服务对象为中心来制定项目目标。



(四)制定项目的实施进度计划


项目实施进度计划就是整个项目实施过程的“设计图”,即把各阶段项目执行的先后顺序排列出来,从而使整个项目实施过程成为一个有机体。项目的进度计划设计得是否合理,直接决定了一个项目的执行效率,甚至是成败。


制定实施进度计划要按以下步骤进行:


1.活动定义


活动定义就是对工作分解结构中规定的可交付成果或半成品的产生所必须进行的具体活动进行定义,并形成文档。为使项目目标得以实现,在这个过程中对活动做出定义无疑是必要的。通过活动定义可得到一张活动清单,活动清单包括了项目中将进行的所有活动。


2.活动排序


活动排序的目的是确定各活动间的依赖关系,以进一步编制切实可行的进度计划。


3.活动时间估算


活动时间估算是根据项目范围和资源信息来做时间估算。时间估算通常是逐步进行的,项目团队中最熟悉具体活动性质的个人或团体应当完成(至少是批准)时间估算。可以用的方法有专家评定法、类比估算法。


对志愿服务项目的具体实务时间进行估算并不像一般项目活动的时间估算那么容易,因为志愿服务实务要比其他项目多一个重要的参考系,即服务对象,服务对象带来的不确定性大大增加了活动历时估算的难度。实务活动都是直接面向服务对象的,因此要实现准确的历时估算,就必须在估算过程中尽可能地采用专家估算法和类比估算法,通过对实务工作者经验的借鉴,估算出当前实务需要的时间。


在时间估算时,除了考虑历史信息和已识别的风险外,还应重点考虑以下因素:


(1)资源要求:大多数活动的工期在很大程度上受分配给它们的资源的影响。


(2)资源能力:大多数活动的工期在很大程度上也受分配给它们的人力和物力资源能力的影响。例如,如果两个志愿者都被分派全时工作,则一般资深志愿者完成指定活动所用时间要比经验少的志愿者短。


4.制定进度计划


制定进度计划就是确定项目活动的起始日期和完成日期。如果起始日期和完成日期不现实,则项目就不太可能按期完成。需要强调的是,制定进度计划不是一项一劳永逸的工作。在进度计划定稿之前,进度计划的编制过程必须反复进行。



*节选自《志愿服务组织建设与项目管理》

主编:王忠平、沈立伟



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