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评估工具(一) | 项目方应该如何有效度过政府购买服务评估

2021-04-08 10:32:07  来源:悦享新知  点击数量:601

 

 

4月,悦享新知将围绕「监测评估」这一话题,制作发布《评估没有那么难》系列内容。

 

本系列希望能将「监测评估」这件事进行解析:评估有哪些不同类型,每个评估背后的需求是什么,以及应当如何选择匹配需求的评估方式。

 

“监测评估”其实并不难,我们希望能为大家提供更多维度的参考素材。只要掌握合适的工具和方法,我们都可以做好。

 

本文是本系列第一篇。4月1日,我们邀请汉达社会工作服务中心的项目总监 李祎礽,在启发时刻中就“政府采购服务中的第三方评估”做出了分享。

 

直播回看链接:

 

 

本文要点概览:

政府购买服务中的评估常见类型:“过程评估”和“末期评估”

过程评估中,购买方最看重:“风险”和“亮点”

末期评估中,最关键的是:“合同履约情况”

如何做好准备,迎接第三方评估

对项目有自信

明确项目内部与评估执行主体的期待是否有差异

准备好服务成效

重视评估方案的「概要」

 

 

1相互熟悉的机构,一定明白彼此的期待吗?

 

 

祎礽回忆起一次值得深思的咨询经历:

 

她曾经对一个已经开展了三年的政府购买项目进行咨询:起初,她想邀请购买方和项目方进行一次座谈,以便双方能够互相了解彼此的想法,却遭到了购买方和执行团队的双向“拒绝”。双方都认为,通过三年合作,对于彼此的期待已经有了充分了解,没有必要再坐下来交谈了。

 

 

但在祎礽的强烈坚持和期待下,双方还是见面了,但对话的结果却出人意料。项目方惊讶地发现,他们接触了三年的购买方,想要看到的结果和他们想象中完全不同。作为一个督导平台,项目方一直认为购买方的期待是完成督导指标,提升社工的能力。

 

而实际上,购买方的期待是项目方能为每一个项目打造一个品牌“亮点”,并把“亮点”推广出去。过去三年的合作,并没有帮助他们真正走近对方、理解对方的期待。

 

因此,作为政府采购的项目方,更需要去明白购买方的期待到底是什么,以及如何通过「第三方评估」来达成目标。

 

 

2政府购买服务中的常见评估类型有哪些?

 

 

 

政府购买服务中的常见评估类型有两种:

 

  • 过程评估(或称“季度监测”“过程验收”等)
  • 末期评估(或称“结项验收”)

 

早些年,政府购买项目只需要末期评估,过程评估的频率要少约一半。有一部分原因是,政府购买方只需末期评估报告来履行整体财政资金的程序,如果购买合同中对于过程性评估没有要求,购买方也不会对过程评估有期待。

 

但随着时间推移,政府购买方关注视角也在逐渐发生变化。从刚开始的只关注投入、到后来的关注产出,再到现在关注项目执行的具体成效,政府购买方在“评估”上也经历了一系列认知上的升级和发展。

 

过程评估是为了发现项目是否有需要变更的地方,并做出相应调整;末期评估则是为了验收项目成果。

 

 

3过程评估中,购买方最看重「风险和亮点」

 

 

 

有的项目方可能认为,购买方最看重的是指标完成情况、财务支出情况,或是服务开展顺不顺利。因为购买方常常会提出相关的问题。

 

但是购买方提出的问题,就一定是他们最想知道、最看重的方面吗?“说出来的需求”就一定是真实的需要吗?

 

理论上,过程评估要评估服务对象使用率、服务递送情况及项目运作是否得到充分的支持。比如,2020年出现了很多需要进入社会福利院的项目,因为疫情无法递送到服务对象身上的情况。通过进行过程评估,项目方及时采取了变更和调整。

 

事实上,购买方往往期待通过过程评估了解两个核心关键:“风险”和“亮点”

 

购买方想依托第三方,通过“专业”的视角,协助管控项目风险,以防最终项目出现“烂尾”或非常严重的问题等情况。

 

曾经一个做创投的资助方分享过,他们的年度KPI“只允许有10%的折损率”,即一年资助10个项目,只能有1个项目出现“烂尾”。因此,他们必须想方设法地完成申报协议里的事情,以保证项目顺利结项。同时,购买方也希望通过第三方及时发现项目“亮点”/创新/有效的东西,及时提炼便于推广汇报。

 

 

4结项/末期评估的关键:合同履约情况

 

 

 

合同履约情况,包括进度完成情况、财务支出情况、服务完成质量情况、原定的服务目标是否实现,服务对象需要是否被有效满足等要素(与项目管理的三重约束同理,包括时间范围成本质量)。

 

第三方往往最关注的也是这个板块,所以才会对照购买合同进行评估。但依据不同的购买方或项目发展阶段/地区发展阶段,也会有不同的评估侧重点:

 

  • 有的特别关注项目立项依据

 

评估机构往往会通过需求调研材料,试图了解服务需求是否明确、服务对象是否清晰、服务设计是否能回应需求等,目的是希望跟项目方传递一个观念:做服务是要满足服务对象需求,如果需求不对了,后面服务再好都难以有很好成效

 

但往往由于评估的时间点不对(如末期评估来看需求调研材料),项目执行团队也会觉得很无奈,项目已经做完了也改不了。因此,建议项目方在立项之初,务必进行需求调研,并在执行过程开展一些过程评估,保证需求的准确。

 

  • 有的特别关注项目过程管理

 

这类型标准尤其多用于社会服务初创期,各项工作都在起步阶段,基础规范仍未建立的时候。

 

这些要求和规定某种程度上帮助初创机构实现了标准化管理,在初创阶段非常有用。如深圳党群服务中心过往的评估标准,围绕PMP项目管理开展,评估指标非常细节,关注项目管理的全过程,如利益相关方沟通情况如何,内部人员管理及提升情况如何等。

 

当然,随着机构自身的成熟和完善,评估标准也会逐渐发生变化。

 

  • 有的项目特别关注“附加价值”

 

近几年越来越常见在评估标准中的“加分项/社会影响力”板块指标,就不仅仅关注合同履约情况,更关注媒体报道、奖项、行业知名度、领导关注度等,从而体现项目落实过程中能够带来的“附加价值”。

 

 

5如何更好地迎接第三方评估

 

 

 

当我们理解了评估执行主体(购买方/第三方)想要看什么时,我们应该如何迎接和度过评估呢?

 

1)对项目有自信

没有任何一个人会比我们自己更了解我们做的项目,评估是一个呈现与验证的交流沟通过程,作为项目执行人员得有自信。

 

2)明确项目内部与评估执行主体(购买方/第三方)的期待是否有差异,并想办法解决这种差异

我们已经了解了评估执行主体(购买方/第三方)在评估中的“期待”,这时候如果项目内部团队与外部期待无差异当然是最好的,但如果有差异就要提前确定,并为这种差异做好准备。

 

这里有个小贴士,往往通过评估标准,项目方难以直接识别隐藏在标准后的期待是什么。这时候如果有机会的话,建议大家可以跟评估机构沟通,了解标准制定背后的真实期待,可能会有额外的收获。

 

3)做好自我成效总结,避免被动等待评判

目前的第三方评估更多是一个检验成效是否真实有效达成的过程,并非是协同组织团队共同发现成效的过程。因此项目执行团队要自我总结服务成效,而不是被动等待被发现。

 

成效可考虑包括宏观及微观成效:

 

宏观成效:具体目标的达成情况。用客观数据来说明普遍成效(比如,服务覆盖多少人?完成了多少场?)

 

微观成效:讲述真实的个案故事,增加“印象分”。例如一个困难学子的三年长期跟进项目,就在现场汇报时重点讲述了如何通过社工的介入和陪伴,使得经济困难学子、受到校园霸凌的孩子等校园弱势群体顺利完成学业。

 

当评委/购买方听到这些实在案例时,都会对项目的印象大大加分。

 

4)在写评估方案时,确保“概要”部分的简明清晰

一般来说,第三方撰写的评估报告都特别长(多达二十多页),而且内容相对专业。但购买方不一定看得懂也往往不会去看整篇报告。

 

因此,第三方在写评估报告时,开篇一两页纸会写明项目概述、亮点和建议,以便购买方了解。剩下较为详细的评估内容和细节可作为项目方未来开展项目时的参考。

 

拓展阅读

  

1. SPED模型: 让更多伙伴参与进来的评估新模型

 

SPED模型是汉达独创的,把传统型被动接受评估变为参与型主动创建评估。SPED将评估时间由1天变为4天,过程也更加要求协作,要求资源的引用和投入。同时,购买方、评估方、项目方三方的开放和认可也非常重要。

 

评估机构作为协作者,被评估项目方作为评估主导者,主动参与评估。在评估过程中了解其他项目,反思自身项目,主动得出评估结果。最终目标是让项目伙伴在评估之后能够有所收获,有所成长。

 

2. 购买方、第三方评估机构和承接机构的关系是:“没有关系”

 

第三方评估机构的职业操守之一是:客观中立。评估机构既不服务于购买方意志,也不会为项目机构说好话。第三方评估机构只是基于评估标准和专业流程得出相应的专业的判断。

 

3. 应该如何理解“影响力货币化”?

 

社会服务本质是去创造价值,并不是讨论“价值”到底值多少钱。讨论社会影响“货币化”时可能会出现本末倒置的情况,而“价值”也很难形成普遍共识。

 

因此,建议摆脱“货币化”视角,看看服务是否面向问题,回应到需求?是否采用更合理的方式使用善款?服务是否真正产生了成效?这些或许才是更值得关心的事情。

 

 

 

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