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【倍能专栏】社会组织等级评估:迎评六步工作法

2019-06-25 15:22:20  来源:倍能专栏  作者:张灵鸽    点击数量:1329

 

 

最近,很多地方的社会组织等级评估工作又要启动了。面对等级评估,很多社会组织,尤其是初次参评的组织,感觉一头雾水,不知道该做哪些准备工作;还有的机构,平时工作量就比较大,评估需要梳理和准备的材料繁多,不知怎么安排部署;还有的机构担心,平时良好的工作水平,如何在评审专家面前充分展现?

 

近20年来,倍能运用国际前沿的组织评估工具和技术体系,对100多家公益组织开展过综合战略发展能力评估;自2013年起,倍能承担过多次社会组织评估指标的设计和具体评估工作,累计对近200机构实施过现场等级评估。基于丰富的实践,倍能提炼了在社会组织等级评估中迎评筹备的攻略,概括为六步工作法,与大家共享。

 

 

第一步:吃透指标

 

 

在实际评估工作中发现,很多机构的迎评材料没有准备好,相当一部分原因是对于指标的理解不够,没有按照指标的要求,对机构的工作进行系统梳理、整理和归类。

 

 

1、明了指标架构体系

 

首先我们来看指标的架构是什么样的?自2007年开展社会组织等级评估以来。虽然经过多年的发展,一级指标体系的主体框架依然没变,仍然沿用了过去的4个大类的工作:基础条件、内部治理、工作绩效和社会评价。在每一个一级指标下面,又设有二、三、四级指标,逐级对内容进一步细化。

 

要注意,指标可是不是一成不变的,因时因地都会有不一样!随着年份不同,上面4类指标的细分指标会有所变化,不过总的来说,内部治理和工作绩效两项所占的比例最高,是评估考察的重点。

 

另外,不同的地区也会有指标内容和分值的差异。比如,北京市2018年的评估指标中,就在一类指标中增加了第5项“诚信建设”,北京市党建分数在2017年40分的基础上,增加到了80分,而当年民政部的党建分数是50分。

 

2、明白指标的背后涵义

 

所谓的吃透指标,不仅仅要明白指标的架构、分级指标的内容,还要明白指标背后的涵义,以及注意当年的重点考核指标,以及各项指标的分值分配。这就要求,机构总负责人员和参与人员,要明白每一个指标的具体含义是什么?这么设置是在考察机构的哪方面工作?需要准备哪些材料能够展示和说明我们做的工作。

 

例如,四级指标里面有一项是“项目的社会影响力”,许多机构看到了不知道到底要准备些什么。那就需要理解什么是社会影响力,影响力不是指仅仅完成了项目的短期目标而已,是对直接受益人和间接受益人的长期影响和改变,乃至对于其所在家庭、学校和社区的改变,对于地方和国家政策以及相关法律法规的改变、促进和影响。

 

 

第二步:逐项自查

 

 

1、 进行全面审视

 

 

评估指标体系能够让我们知道,一个规范和优秀的机构,应该从哪些维度建立管理体系,应该具备哪些特点。可能平时我们都忙于具体工作,从来没有从整个机构的角度,进行全面的审视。

 

5A社会组织等级评估指标体系,是很多专家多年研究和实践的精华,能够帮助一个机构迅速建立起整体框架和管理体系。许多机构都是通过参加了等级评估,逐步走向规范的。

 

2、“对标”最佳实践

 

在对指标理解的基础上,需要归到自己负责的工作中来,逐项对比自己是否做到了指标上的内容和标准。这个过程,就是“对标”的过程。

 

首先,等级评估提供了一个框架和体系,我们知道需要从哪些方面去查;其次,它提供了一个“最佳实践”的标准,对照这个标准,我们可以衡量出自己目前所处的水平,帮助我们找出自己机构的优点、缺点、长项和短板,可以说,筹备的过程,就是一个照镜子的过程,是一个全面体检的过程。

 

3、进行部门分解

 

这个自查工作,需要机构的总牵头人召集核心部门和人员一起进行,自查过程,首先是任务分配和领取的过程。要对指标进行分类,哪个部门哪个人员负责哪些指标,是独立筹备还是合作筹备,要作出统筹安排。这样就可以把工作量从总负责人头上分解下来,大大提高迎评工作的效率。

 

 

第三步:梳理档案

 

 

首先要搞清楚,为什么要梳理档案。我们知道,评定等级的主要依据是指标得分,专家打分的主要依据是通过机构自己提供的信息,而档案是信息最主要的载体!我们做得好还是做得坏,口说无凭,要有证据!

 

收集和整理备查档案的工作,可以说是等级评估筹备中最“辛苦”甚至“艰苦”的过程。因为评审涉及到方方面面,机构要对一百多个细项指标进行档案的对照、收集和自查,这个筹备时间往往只有一两个月,而同时,我们还要保证其他正常业务的开展。

这种情况下,就需要:

 

1)分头实施、定期检查

如果在自查阶段,您已经将任务分解到每个部门,那就需要让部门分头准备自己的资料,由牵头者定期检查工作进度,没有按时完成的,要进行督促。

 

2)逐项编号、做好索引

整理迎评的材料,可以按照二级指标顺序分别排列放置。建议在每类材料前建立索引目录,将三级或者四级指标的材料进行编号,编号写在材料右上角,既方便专家对现场查阅,也便于分部门的督促检查。

 

3)分类入档、装订成册

 

装好的资料可以按照一级或者二级目录,放入不同的文件夹。如果能够成册的,最好装订成册。比如说机构的制度,可以做成制度手册。不仅有利于评估专家的审阅,员工平时的查阅起来也很方便。

 


  
四、模拟自评

 

 

如果资料都备好了,心里面不踏实,不知道怎么样,如果距离评审还有时间,可以进行自我预评估。

 

自评估的过程,可以找利用第三方评估机构,也可以自己组成评估小组,按照评估指标表进行预评估,找出丢分项和薄弱项,再进行重点整改和提升。

 

1)经自查,需要建立而没有建立的制度,可以逐条梳理出来,进行起草和制定;如果制度过于陈旧了,不合时宜了,要利用等级评估这个机会进行更新。

 

2)如果有的工作做了,但是没有留下痕迹的,一个是接着查找有关记录,另外要加强档案管理意识和档案管理力量。

 

3)如果确实跟评估指标要求相差较远,整改也达不到要求的,可以列入机构的长期发展计划。
如果自评分不及格,也就是600分以下,那您自己应该明白,获得3A以上的等级还是有挑战的,如果评估分数在900分以上,那就是相当不多的成绩,最高等级或许跟您机构有缘。

 

 

五、现场汇报

 

现场评估的环节,是等级评估的核心环节。因为现场评估专家组提供的初评分数,是机构获得不同等级的一个重要依据,所以,对于现场会汇报和访谈环节,一定要利用好这个机会,充分展现组织的工作亮点。

 

1)领导汇报一般来说,评估专家组要首先听取机构领导的汇报。领导汇报的时间往往不会超过20分钟。汇报要侧重在哪里呢?除了必要的单位管理体系、工作绩效和社会影响说清楚外,要重点对于当年评估指标中占分多的和带“*”的重点内容进行汇报。比如基金会,项目的公益性和财务管理的规范性就是一个重点,而对于社团组织来说,如何维护、发展和服务会员,也是一个重点。

 

2)资料查阅引导在专家查阅资料的时候,一定要保证熟悉相关工作的人员在现场,帮助专家来找相关资料。因为专家是根据举证的材料来打分的,方便快捷地找到相应的资料,有助于专家打分,也有助于给专家留下管理有序的好印象。

 

3)人员访谈。档案虽然也能在相当程度上说明问题,但是配合相关的解释效果会更好,何况评估专家肯定还会了解资料之外的问题。所以了解机构管理和主要业务的人员,一定也要保证在评估现场,随时解答专家的提问和接受访谈。

 


六、以评促建

 

等级评估一个重要的目的是以评促建,希望通过评估,能够提升机构的管理水平。由于筹备评估的时间往往较短,一些问题发现了,当时无法纠正,只能等评估结束之后,再将评估中的问题进行系统梳理和逐步解决。

 

另外,在评估现场,评估专家会对他们的评估情况给机构一个反馈,评估专家以专业人士和第三方的立场,给我们的建议是非常宝贵的,所以要做好记录,过后要进行认真研究。

 

评估结束后,应该针对评估暴露出来的问题,制定一个长期的提升计划,也可以找能力建设机构的帮助,制定系统化的管理体系搭建和能力提升。这样才能在下一期的等级评估中取得更好的成绩!

 

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