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基金会论坛年会魅力何在?

2018-12-07 14:13:31  来源: 发展简报  作者:刘忠亮    点击数量:1427

 

       有的会议即便是免费参加也门前冷落,而有的会议即便是收费,参会者也蜂拥而至。人们不禁要问为什么?

 

        答案很简单,但做起来却很难。

 

        之所以说答案很简单,是因为有价值的东西,即便付出一定代价,人们也会向往;而没有价值的东西,即便白送,人们也不一定会要。但要做到让参会者觉得会议有价值,却不是一件容易的事。本文以今年基金会论坛年会的成功举办为例,对会议的参会价值进行分析,希望以此帮助公益界的各种会议越办越红火、越办越有效果!

 

 

        2018年度基金会发展论坛年会于11月22-23日在苏州成功举办。共有1050人参会,其中包括234名基金会理事长、理事和秘书长。在参会的612家机构中,基金会有252家,其它大部分是非基金会公益机构,即人们通常所说的NGO。此外,行业内不少顶尖的大咖、专家学者、和实践者也都到场。

 

        一天半的会议日程除常规的开幕式、总结发言、和闭幕式外,安排了主旨演讲、圆桌论坛、闪电发布、平行论坛等环节。其中平行论坛达到15个,分别由不同的机构承办。值得注意的是,即便到了会议的最后环节,大部分参会者仍然选择继续留下、直到最后。

 

        那么,是什么东西吸引了如此规模的公益人,他/她们中的大部分都是从遥远的地方、自费差旅、自购会议门票前来参加这个会议呢?

 

       

        会议的相关评估统计给出了答案。

 

        在与会者参会的主要目的方面,开阔视野、了解行业动向、建立交流与联系、和寻求支持与合作机会依次占到了前4位。占比分别是:73.82%、59.64%、52.73%、和36.73%。具体数据见下表:

 

 备注:以上图表数据由论坛年会主办方提供。

 

        在会议对参会者工作的价值和作用方面,完全赞同和比较赞同占比最高的4项依次是:与其它参会者建立了交流和联系、找到了其它学习机会、找到了与其它资源网络建立关系的机会、与其它参会者发展了工作关系。具体数据见下表:

 

 

  备注:以上图表数据由论坛年会主办方提供。

        在参会者离开会议时感觉到的收获方面,完全赞同和比较赞同占比最高的4项依次是:拓展了对行业及其动向的认知、明晰自己工作的思路、获得了激发和鼓舞、增强了与行业伙伴的联结。具体数据见下表:

 

备注:以上图表数据由论坛年会主办方提供。

 

        如果对参会者在上述三方面的反馈进一步归纳和总结,就会发现,对参会者吸引力最大的三个方面分别是:通过参会能了解行业动态和相关知识、通过参会能建立和促进与行业伙伴的交流与合作、通过参会开阔自己的视野和明确自己的工作思路。

 

        那么,2018年基金会发展论坛年会在上述三方面又是如何做到的呢?

 

1,会议提供了强大的交流与对外关系拓展机会

        积极的外部关系网络是机构发展的重要条件。而已经办得红红火火的基金会发展论坛年会,无疑是一个很好的对外关系拓展平台。为了搭论坛年会人脉的便车,由相关机构主办的“金桔奖” 发布会,和“中国公益国际化圆桌论坛”也相继于21日晚上和22日上午在苏州举办。而这两项活动无疑又进一步加强了论坛年会的人气。

 

        在如此高的人气氛围下,如果想拓展机构的外部人脉关系,参加论坛年会你就有机会结识行业内知名的大咖、专家学者、实践者、和公益伙伴;如果想提升自己机构的知名度,承办相关平行论坛和参加相关圆桌讨论等是一个不错的展示机会;如果想推进自己机构的筹资与合作工作,会议也能提供结识和了解相关资助型基金会的机会。除有机会结识新朋友外,会议还会让你碰到老朋友。

 

        所以,参加论坛年会是拓展对外关系的好机会。这也帮助解释了为什么有那么多的NGO也前来参加这个会议的原因。

 

2,会议为参会者提供了前沿的思想和观察

 

        由于会议能够邀请到业内顶尖的大咖、专家学者、和实践者前来发言或参加讨论,使行业内较为前沿和精华的公益理念、认识和观点在会议上能够集中放射。以此同时,会议也安排了一些接地气的案例分享。特别是在年底这个回顾过去和展望未来的时点,参加会议可以获取行业的前沿知识、理念和动态信息,引起新的思考,激发思想的火花,为规划来年的工作提供丰富的营养。

 

3,会议为参会者提供了实用的经验和信息

 

        会议通过不同的机构承办丰富多彩的平行论坛,满足了参会者多元的信息需求。本次年会共设15个平行论坛,半天的讨论内容覆盖了从行业价值观及其引领到行业规范建设及其国际经验等宏观层面,到公益团队建设、合规运营、新技术在公益中的运用、地方特色公益模式等微观层面。为参会者提供了丰富多彩的选择。对于希望获取相关实用知识与经验的参会者而言,这无疑是一个好机会。

 

        此外,会议主办方为参会者提供了体贴和专业的服务。

        特别是论坛年会由原来的轮值方操办改为由专门机构(秘书处)操办以后,从选址到会场布置、从嘉宾邀请到日程设计,从会前和会中服务到会后总结评估等等,都越来越专业、严谨、和体贴。让参会者感到舒心和温暖。年会主办方经过多年的探索,已经积累了丰富的经验,形成了专业和系统的方法。比如主办方归纳和总结出来的“12348办会模式”,系统地覆盖了专业办会的所有重要环节,值得学习与借鉴。

 

据基金会发展论坛秘书长吕全斌介绍,所谓的“12348办会模式”就是:

1个目标:会议必须有明确的目标,不能为了办会而办会;

2个主题:除正式会议主题外(如XXXX会议),还需要有一个利于宣传推广和容易记住的主题;

3个要素:办会必须有给力的议程、精彩的嘉宾、和体贴的服务;

4个环节:必须认真做好立项策划、前期筹备、现场实施、后期总结等4个环节的工作;

8个单元工作:包括项目管理、议程内容、嘉宾工作、报名参会、会务工作、传播推广、合作发展、后勤管理。

 

        本次年会的组织和筹办,正是按上述模式系统推进的。如果“4个环节”和“8个单元工作”更多体现在后台工作,大家不易看到,“1个目标”,“2个主题“ 和“3个元素”是参会者可以明显感觉得到的。比如在“3个要素”方面,年会的日程设计、嘉宾档次、和服务水平的确都很棒。

 

        此外,年会的另一大特点是尽量保证与会者的参与机会,让与会者不仅是听众和旁观者,还是某些环节的参与者。大大提升了参会者的参会热情。比如:平行论坛由不同机构承办,不仅增强了相关群体的参与,还进一步丰富了会议的人气;论坛安排了现场闪电、闪电发布、观察者说等环节,不仅丰富了会议内容,还大大提升了参与者的参与机会;会场布置留出了足够的场外交流空间、让与会者在活动间隙能够方面交流,等等。

 

        当然,没有什么是完美的,本次论坛年会在取得巨大成功的同时,仍然有不少地方需要进一步完善和改进。比如,有的参会者认为平行论坛主题过多而每个主题的时间又较短,不仅让参与者顾此失彼,还使有的讨论难以深度进行。如何把握好广度与深度的平衡,是下次会议需要考虑的问题;另外,有的发言偏离了主题,变成了机构介绍和广告等等,如何确保发言嘉宾的发言紧扣主题,也是今后的年会可以进一步完善的地方。不过,本次年会的组办的确已经达到了很高的水平,其组办经验与做法无疑是值得认真学习与借鉴的。

 

 

 

 

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