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简报论坛 | 北京市公安局非政府组织管理办公室警官为国际NGO现场答疑解惑

2018-12-05 09:30:02  来源: 发展简报  作者:发展简报    点击数量:449

 

       11月初,由北京益行公益信息交流服务中心(中国发展简报)主办的“《境外非政府组织境内活动管理法》实施2周年研讨会”在京开幕。来自清华大学、福特基金会、香港乐施会、国际救助儿童会、绿色和平、美国世界资源研究所、中国扶贫基金会、中国民促会等业内100多名著名学者、相关领域著名机构代表及资深管理人员相聚一堂,共同探讨国际NGO运作的经验、未来挑战,促进在华国际 NGO 在新形势下的有效运作。
 
      论坛结束后,无论是线上还是线下,众多关注此会的粉丝们都期待着能在第一时间获取相关学习资料。为此,发展简报将通过双微、官网陆续整理发布,详细还原研讨会核心要素及重点解读。

(会议现场)


       以下为论坛次日,特邀北京市公安局非政府组织管理办公室警官介绍和解答了关于国际非政府组织在华业务办理及注意事项(整理内容有删减)。

(警官上台分享)
相关数据发布
 
        截止2018年10月,在华设立代表机构的境外非政府组织418家,其中在京146家,占全国的35%。全国备案临时活动的共1042项,其中在京有248项,占全国的23.8%。非政府组织在京登记和备案数均居全国第一。
 
 
       在京登记境外非政府组织代表机构146家,从所在国家和地区来看,美国52家,中国香港17家,德国、日本、韩国各12家,瑞士、英国等其它16个国家和地区41家。从行业分类来看,经济65家,环保18家,教育4家,其它13家,济困救灾12家,文化8家,卫生8家,科技5家,体育3家。
 
 
       从合作单位来看,前3位中方合作单位备案较多的是:北京大学教育基金会、中国国际民间组织合作促进会、清华大学教育基金会。
 

法条解读
 
 
第二章 登记和备案

第九条 境外非政府组织在中国境内开展活动,应当依法登记设立代表机构;未登记设立代表机构需要在中国境内开展临时活动的,应当依法备案。
 
 
       境外非政府组织未登记设立代表机构、开展临时活动未经备案的,不得在中国境内开展或者变相开展活动,不得委托、资助或者变相委托、资助中国境内任何单位和个人在中国境内开展活动。
 

登记备案第九条,许多人理解有误。
 

       举个例子,如果活动地域只有北京、天津、河北,那要在上海举办一个活动,该怎么做呢?
 

       有的NGO认为:去上海做一个临时活动备案,是不是就解决了这个问题?
 

       这是不可以的。未登记设立代表机构的需要临时活动备案,如果已登记的可以找业务主管单位变更活动地域,也就是把“上海”加到活动地域内。
 

       所以,很多在其它省市已设立代表机构的组织到北京来做临时活动备案都被我们退回了。
 

       有两种解决方法:一是回原来的登记地,变更活动地域;二是再成立一个代表处,把活动地添加进去。
 

第十条 境外非政府组织符合下列条 件,根据业务范围、活动地域和开展活动的需要,可以申请在中国境内登记设立代表机构:
 

(一)在境外合法成立;
(二)能够独立承担民事责任;
(三)章程规定的宗旨和业务范围有利于公益事业发展;
(四)在境外存续二年以上并实质性开展活动;
(五)法律、行政法规规定的其他条件。
 

没有设立代表机构的境外非政府组织要注意第十条,尤其是其中的五条小项目,这五条只要有一条不符合,都不能在华设立代表机构。
 

问题主要集中在这两条:
 

       一个是“独立承担民事责任”;另一个是“章程规定的宗旨和业务范围有利于公益事业发展”。
 
 
“独立承担民事责任”是指如果在中国产生法律上的纠纷是由谁来承担这个法律主体,境外非政府组织如果没有独立承担民事责任的能力,是不能在华设立代表机构的。所以需要出具相关合法成立证明文件,并有独立承担民事责任的说明。
 
 
       另外一个“章程规定”,不少非政府组织拿着材料到我们这儿来,其它的都合格,甚至业务主管单位都已经谈妥了,就等着我们同意之后与业务主管单位汇报一下,业务主管单位就给盖章。但我们发现其章程里没有宗旨,也没有有利于公益事业发展的描述,那就行不通。
 
 
       有些组织在提交材料时容易犯一些小错误或小失误。所有的境外材料都需要在境外进行公证认证,有好多组织都没做。另外,所有的外文材料都必须到公证处做翻译与原文一致的公证认证。
 
 
       此外,好多组织都打电话来反映:“哪有业务主管单位的信息?”
 
 
       业务主管单位在境外非政府组织办事服务平台,也就是公安部服务平台上,会有部委级的业务主管单位名录,在办事服务平台上有关于北京方面的链接(其中有北京市级业务主管单位名录),大家可根据需求了解部委级或市级的业务主管单位情况。
 

第十六条 境外非政府组织未在中国境内设立代表机构,在中国境内开展临时活动的,应当与中国的国家机关、人民团体、事业单位、社会组织(以下称中方合作单位)合作进行。
 

第十六条表达了以下几个意思:
 
 
       首先,未设立代表机构的才能开展临时活动,已经设立的是不能开展临时活动备案的。
第二,在中国境内开展临时活动,应当与以上四类机关或组织进行合作,这里的合作对象如果是个人或公司都不行,就只有规定中的四类。
 
 
       我详细解释一下这四类分别是什么:“国家机关”——各政府下面的委办局;“人民团体”——在民政免予登记的社会组织,比如残联、妇联,工商联这种大型的、全国性的,还有作协、市级的科协;“事业单位”——有事业单位登记证的,比如各部委下属的中心、学校;“社会组织”——在民政登记的境内社会组织。
 

第十七条 境外非政府组织开展临时活动,中方合作单位应当按照国家规定办理审批手续,并在开展临时活动十五日前向其所在地的登记管理机关备案。备案应当提交下列文件、材料:
 
 
(一)境外非政府组织合法成立的证明文件、材料;
(二)境外非政府组织与中方合作单位的书面协议;
(三)临时活动的名称、宗旨、地域和期限等相关材料;
(四)项目经费、资金来源证明材料及中方合作单位的银行账户;
(五)中方合作单位获得批准的文件;
(六)法律、行政法规规定的其他文件、材料。
 

       在赈灾、救援等紧急情况下,需要开展临时活动的,备案时间不受前款规定的限制。
临时活动期限不超过一年,确实需要延长期限的,应当重新备案。登记管理机关认为备案的临时活动不符合本法第五条 规定的,应当及时通知中方合作单位停止临时活动。
 

第十七条详细规定了开展临时活动备案所需条件,给大家逐字逐句地讲解一下。
 
 
       第一句话明确了合作主体,中方合作单位应当按照国家规定办理审批手续,也就是说所有的手续,还有备案流程均需由中方合作单位来提供。境外非政府组织只需按中方合作单位的要求来提供相应材料即可,并在开展临时活动15天前向其所在地登记管理机关进行备案。
 
 
       各中方合作单位一定要注意15天是法律规定日期,我们无权去做修改。所以,各位不要在这个硬性规定上犯错误,因此而被退回的情形发生过很多。
 
 
       “在赈灾、救援等紧急情况下需要开展临时活动的,备案时间不受前款规定的限制。”紧急是突发的意思,有突发灾难的时候,中方合作单位可以不受15天的规定限制。非紧急状态下提前3~5天备案是不行的,此条款只能是赈灾、救援等特殊情况下执行。
 
 
       “临时活动期限不超过一年,确定需要延长期限的应当重新备案”。中方合作单位和境外非政府组织签定合作协议可能是三到五年的长期协议,如果第一年按法律规定进行备案,到第二年协议还有效吗?还需不需要到境外非政府组织管理办公室再进行一次备案?
 
 
       这个是需要的,因为临时活动备案最长期限就是一年。
 
 
       “登记管理机关认为备案的临时活动不符合本法第五条规定的,应当及时通知中方合作单位停止临时活动。”这个到目前为止没有发现有不符合此规定的行为,如果我们发现了,一定会坚决地采取措施叫停活动,并对中方合作单位走相关的法律程序。
 
 
再详细讲解一下,根据我们的办事指南需提交的五份材料:
 
 
(一)《境外非政府组织临时活动备案表》
       这个表和设立代表机构的表是一样的,也需要中方合作单位在网上填写,填写下来之后自动生成再找上级业务主管单位盖章,手写或机打下载空表自己填写都是不符合规范的。
 
 
(二)境外非政府组织合法成立的证明文件、材料
       北京作为全国登记最多的直辖市,给境外非政府组织及中方合作单位提供的便利也是比较多的。其中就体现在境外非政府组织合法成立的证明文件材料——我们要求是每年提供一次即可。比如说德国粮惠世界和中国社会组织开展合作,提供的成立证明文件只需提供一此即可,其它的社会组织如果在这一年时间之内再和粮惠世界开展合作是不需要提供证明文件的原件,只需要提供复印件即可。但期限是一年,过了一年要重新提交,因为要确保一些组织在下一年是否存续。
 
 
(三)境外非政府组织组织与中方合作单位的书面协议
       有好多中方合作单位询问:“书面协议有没有具体的要求,格式范本是否可以传一份?”这份协议是民事协议,只要不违反相关法律法规,里面明确项目时间、内容及设立资金。在提交材料时须带着原件、复印件,不过,我们在接收时,只收一份复印件。
 
 
(四)项目经费、资金来源证明材料及中方合作单位的银行账户
       如果境外非政府组织在临时活动里出资100万,需要靠这份文件来证明项目和资金的情况,在文件中,要写清楚合作方、开展活动的地点。全额资助的美元也好、人民币也好,该组织盖章,总部再盖章,签个字即可。
 
 
       如果中方合作单位有出资,那也需要一个材料。中方合作单位还需要在材料下方附加一个中方合作单位的银行账户。其实是两份文件,外方出资、外方出说明,中方出资、中方出说明。即使中方不出资,也要出一份文件,说明此次活动的资金额及银行账户。
 
 
(五)中方合作单位获批文件
       一定要与中方合作单位上级部门打好招呼,提前报备。
此外,还有最后关于“结束后30日内需向公安机关提交临时活动报告。”这件事一定不能忘,也是法律规定的。
 

第十九条 境外非政府组织代表机构应当于每年12月31日前将包含项目实施、资金使用等内容的下一年度活动计划报业务主管单位,业务主管单位同意后十日内报登记管理机关备案。特殊情况下需要调整活动计划的,应当及时向登记管理机关备案。
 

马上到年底了,涉及年度活动计划和年度工作报告两项重点工作。
 
 
详细讲解一下如何填报年度活动计划,把最主要的几个问题总结了出来:
 
年度活动计划的内容
 
年度活动计划提交的时间
 
年度计划未向公安机关报备的,不得开展活动
 
       第一个关于年度活动计划。具体开展项目有一个大框架,比如环保领域,需要做一个环保调研,但合作单位和资金是必须定下来的。如果能把这个大项目具体地拆解为小项目那自然是最好的,这样方便我们对境外非政府组织在华的开展活动提供一些便利。境外非政府组织管理办公室给已经设立代表机构的非政府组织,都对接有专门的民警,可以向他详细咨询大项目如何拆分成小项目。但建议一定要把这个项目写详细,越详细越好。
 
 
       第二个关于年度活动计划提交的时间。我们会联系业务主管单位抽查,问相关组织是否于12月31日之前已提交。并且通知大家年检即将开始,如果没有收到年度活动计划的我们也会约谈相关部门。
 
 
       第三个关于“年度计划未向公安机关报备的不得开展活动”。比如12月31日报年度活动计划,已提交到业务主管单位。但元旦春节之前,还要办一个活动,虽然业务主管单位批了,但没报到我们这儿,这个活动就不能办。解决这个问题有两种建议,第一个是在12月31日前向业务主管单位报下一年度计划(12月31日前多少天没有硬性规定),在12月31日前报业务主管单位然后在1月1日向我们提交,没有任何问题。第二个建议是把所有的活动都推迟到3月以后。如果1月、2月份的活动比较多,建议采取第一种方式。
 

第二十二条 设立代表机构的境外非政府组织应当通过代表机构在登记管理机关备案的银行账户管理用于中国境内的资金。开展临时活动的境外非政府组织应当通过中方合作单位的银行账户管理用于中国境内的资金,实行单独记账,专款专用。未经前两款规定的银行账户,境外非政府组织、中方合作单位和个人不得以其他任何形式在中国境内进行项目活动资金的收付。
 

       总的来说,在我们这儿备案的管理账户,就只能用这个账户管理资金,不能再用其它的账户。现在已陆续查到违法使用资金的情况,我可以给大家举两个例子。
 
 
例子1:某基金会直接将资金由总部打到合作方,而没有通过在我们这儿备案的银行账户。
严禁直接把资金打到合作方账户,必须由备案账户到合作方账户,所有的资金不能跳过备案账户。
 
 
例子2:某基金会在中国境内已设立代表机构,所签的告知书中有详细的资金管理使用规定,但该基金会北京代表处的资金,由首代的私人账户管理。
 
 
这是违反相关法律法规的,所有涉及机构在中国境内的资金必须走备案账户。在年审的时候,如果资金使用违反了相关规定,我们会发现问题的。
 
 
关于年度检查,内容主要有年度工作报告和经审计的财务会计报告,都是在网上填写,自动生成。经审计的财务会计报告,公安部和财政部和相关部门在积极制定审计办法,在没有审计办法出来之前,需遵循《民间非营利组织会计制度》。
 
 
以上发言有不足之处还请各位多多指教,也欢迎大家随时到北京市公安局非政府组织管理办公室座谈交流。
 

北京市公安局

境外非政府组织管理办公室

 

办公地址:北京市海淀区双榆树北里甲22号
办公时间:周一至周六 9:00-17:00 (节假日除外)
联系方式:010-62638800
周边交通站点——
双榆树小区站:323路,384路
人民大学站:地铁4号线;302路、323路、332路、355路、365路、384路、549路、584路、614路、653路、697路、699路、717路、特15路、特18路、特4路、运通105线、运通106线
四通桥站:79路、302路、323路、361路、425路、549路、614路、658路、660路、695路、特8内、特8外、运通101快线、运通101线、运通201线
 

(参会嘉宾认真听取台上发言)

 

常见错误

“境外非政府组织外文全称及简称”

 

——不只一家境外非政府组织提交材料时把自己的英文名称写错,还有的把“注册国家成立证明文件”写错的。很多国际组织在世界各地都设立有分部,举个例子,某基金会是在美国成立,总部在美国,但在中国香港成立了一个分支机构,提交的材料全部是中国香港的,但注册国家写的是美国,这就不对了。

 

“注册时间”

 

——在写的时候一定要查清楚成立证明文件,以及需签字的时候,如申请书、资金来源证明等文件,同意人的姓名应保持一致。

 

“代表机构名称”

 

——名称的规范其实是“境外非政府组织名称+国家(地区)+北京+代表处”。很多组织写的名称,比如:“××基金会(美国)中国代表处”,按要求,如果境外非政府组织名称里没有国籍的话,需要用括号标注出来。欧美国家一些注册非政府组织和注册公司是在一个地方,比如“××基金会有限公司(中国香港)北京代表处”,可否这么写?我们尽量按组织意志来论,不加“有限公司”这几个字。

 

“活动领域”

 

——涉及很多,比如教育、济贫救灾、环境卫生等,但只能选择一个最主要的活动领域。

 

“首席代表签字及业务主管单位同意”

 

——重点提示两点:第一填写表格严禁手填或机打,必须在境外非政府组织信息平台,把相应地信息填好,它会自动生成,生成后再找业务主管单位盖章;第二是填写这个表时,一定要先征求业务主管单位同意,因为涉及到所有的登记项都在这张表格里,如果业务主管单位不同意的话,就相当于白写了。

 

 

(参会人员现场提问)
 
互动问答
 
Q:有三个问题:一是临时活动备案合作方是国家机关、人民团体、事业单位和社会组织,这四种合作方式也适用于已经登记的,登记的也只能和这四类合作?二是在年度计划中,资金方面假如有一部分是总部出资,有一部分是合作方出资,那合作方的这部分资金可以进入代表处的账户一起来运作这个活动吗?三是如果总部想要把钱打到中国,我们又设立了一个美元账户,那可不可以把这个美元账户也备案作为代表处资金同时使用的一个账户?
 
 
第一个问题:这四类主体是临时活动备案要求,根据法律规定,我们也是按照临时活动备案这四类主体来要求。
 
 
第二个问题:在符合法律法规的情况下,资金方面是双方签的协议,这个协议刚才讲到都是民事的,协调好就可以。
 
 
第三个问题:备案的账户是可以开设自己的美金账户的。在年度报告填写时,会出现一个“外币账户”必填项。
 

Q:临时活动备案您刚才说有一年的有效期,有一种情况是我们在注册之前做了临时活动备案,如果这个活动我们跟中方合作方签了三年协议,按照规定是需要每年再续这个临时活动备案的,可我们已经注册了,那这个临时活动备案是不是直接终止了?
 
 
A: 对,理解没错,当您注册之后可以把前期备案的活动在下一年放到年度活动计划里即可。
 

Q: 我们活动计划已经报了,但在一年之内可能会有几个变更。那关于活动计划的变更方面,有没有相关明确规定?
 
 
A: 法律条文里明确写了“特殊情况”下,也就是所提到的紧急救灾的情况。活动计划尽量不要变更,因为涉及到很多环节,最好是年初就把计划定下来提交。
 

Q: 我们是一个咨询机构,现在属于民非企业,常接受境外非政府组织的委托去做一些研究项目。假设该组织已在国内注册,活动范围是全国,现在我们受委托在全国5个城市开展项目,需要提前多少天向当地相关部门报备?需要提供哪些材料?
 
 
A: 对于境外非政府组织设立代表机构之后,所有在华开展活动事项,由境外非政府组织代表机构自己来向我们报备;对于没有设立代表机构的境外非政府组织,所有活动都是由中方合作单位向我们报备。如果在全国其它地方开展活动,已经向我们报备了的,就不需要再次报备。
 

Q: 办临时活动许可要求提前15天申请,但因有些地方非管办要求提交其它材料(法律法规规定的其它文件),有些是需要去境外公证的。在实际过程中,还没办下来,15天就过去了,这种情况该怎么办?
 
 
A: 其它非管办具体情况,我也不太清楚。但可以介绍一下我们非管办的处理方式。如果涉及到法律其它文件,这15天我们理解是给材料进行一个审核的过程,有什么不足之处是修改材料的过程。15天内,只要你第一次提交的时间大于15天就可以,但要保证第一次提交的材料是完整的。
 

Q: 我们一直想在国内注册,看到注册资料里需要首席代表的一些资料,我们现在在中国没有,也不知道该怎么办?
 
 
A: 关于首席代表,各位一定要慎重。我们现在陆续遇到不下10家机构,证书刚领到,就更换了首席代表。这是一件很不严肃的事情。领完证之后,首席代表还有很重要的工作要做,比如银行账号、税务备案等需要确认。以至于我们发的证书和新首席代表不一致,导致有些业务办理不了。所以,一定要确定好首席代表。不能说首席代表今天在职,明天不辞职了,辞职也不做任何交接就离开了,造成双方工作上的许多麻烦。
 
 

 

(茶歇间隙,参会人员热情交流)

 

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